Desde pilas de libretas hasta etiquetas o a no tener ningún tipo de sistema, aquí hay un resumen de algunos de nuestros métodos de organización favoritos en Evernote.
1. Búsqueda
Configuración de nivel de dificultad: Fácil
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Nivel de mantenimiento: Fácil
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Uno de los mayores peligros al adoptar un sistema de organización es pensar demasiado las cosas. ¿Qué debo guardar? ¿Cómo realizo la clasificación de mis contenidos? ¿Cómo voy a encontrarlos más adelante?
En teoría, no necesitas organizarlo todo. Puedes crear un número ilimitado de notas y recurrir a la potente búsqueda de Evernote, para encontrar cualquier contenido dentro de tu cuenta, incluso los textos que estén dentro de los archivos adjuntos, como por ejemplo en los archivos PDF.
Confiar en la búsqueda como tu estructura organizativa también te permite importar una gran cantidad de contenido desde fuera de Evernote sin tener que preocuparte sobre qué libretas o etiquetas a utilizar. Puedes capturar el contenido con nuestro Web Clipper, enviar correos electrónicos directamente a Evernote, o incluso recurrir a aplicaciones para capturar contenido de forma inteligente para ti como IFTTT, Zapier, o Scannable.
2. Etiquetas
Configuración de nivel de dificultad: Moderado
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Nivel de mantenimiento: Moderado
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Etiquetar, o no etiquetar. Esta es (muy) a menudo la pregunta. Las etiquetas pueden ser la base de un robusto flujo de trabajo productivo, pero ¿realmente lo necesitas? Esto depende, en última instancia, de tus necesidades individuales. A continuación, se muestran algunas razones populares por las que utilizar etiquetas para organizarte.
Las etiquetas te ayudan a crear una base adaptada a tus flujos de trabajo específicos. Por ejemplo, las etiquetas anidadas pueden proporcionar la estructura necesaria para mantener un sistema de archivado funcionando y eficiente.
Las etiquetas también pueden ser una forma muy buena para archivar la información y encontrarla rápidamente más tarde. Es cierto, el etiquetado puede resultar tedioso al principio. Sin embargo, no es necesario que etiquetes cada nota, sino solamente aquellas que son realmente importantes y que te permitirán archivar tu información para poder realizar una búsqueda más sencilla en el futuro.
3. Pilas de libretas
Configuración de nivel de dificultad: Moderado
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Nivel de mantenimiento: Fácil
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Si las notas son el elemento fundamental de tu contenido, entonces querrás poder estructurarlas de una forma que se adapte a tus necesidades. Una de las mejores maneras es utilizando las pilas de libretas. Con las libretas y las pilas, puedes agrupar las notas y los proyectos visualmente de la manera que mejor te convenga.
La clave aquí es encontrar un sistema que te vaya bien. Como consultor de productividad de Evernote Stacey Harmon indica,
“Evernote es tan flexible que puedes establecer unas pautas para organizar tu contenido, y si no te gusta, es relativamente fácil adoptar una nueva estrategia rápidamente”.
“No tengas miedo de crear libretas y pilas y de organizarlas como quieras”, afirma Harmon. “No es difícil cambiar la estructura de tu libreta y pila. Una vez que los datos están en Evernote, es muy fácil moverte. La mayoría de los usuarios hacen varios cambios en la estructura de sus libretas y pilas con el tiempo. Lo que guardas en Evernote evoluciona. La forma en la que diriges tu negocio se desarrolla”.
4. Títulos de notas
Configuración de nivel de dificultad: Superior
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Nivel de mantenimiento: Moderado
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También puedes utilizar los títulos de tus notas, para crear un sistema organizativo que sea tan flexible como tu imaginación te lo permita.
El autor Jaime Todd Rubin prefiere crear convenciones para fijar los nombres, que no sean redundantes y que le ayuden a mejorar sus búsquedas. Por ejemplo, definió una estructura de nombres que le ayuda a saber qué libros ya ha leído en un momento determinado.
“Mantengo un seguimiento de todas mis lecturas en Evernote. Si quiero ver la lista de libros que he leído de Stephen King, por ejemplo, podría ejecutar una búsqueda simple como esta”:
Las normas para fijar los nombres pueden utilizarse también para organizar las notas dentro de las libretas. Con el fin de sacarle el mayor provecho a este recurso, es importante conocer:
- Los caracteres especiales ( .,_,@#!) se clasificarán antes de los números.
- Los números (0 – 9) se clasificarán después de los caracteres y los signos de puntuación, pero antes de las letras.
